Assistant de projet – logistique et administratif – projet WeCAPS (H/F)

Expertise France

Description de la mission

Objectifs

L’objectif général sera d’appuyer l’équipe du projet WeCAPS dans sa gestion logistique et administrative, sous la supervision de la responsable du projet, avec l’appui de l’équipe sécurité maritime basée à Paris, et en lien quotidien avec l’équipe du projet WeCAPS.

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

– Organisation logistique des activités du projet WeCAPS (50%)

– Appui à la gestion administrative et budgétaire (50%)

Description des tâches

Au minimum, les tâches menées par l’assistant de projet consisteront à :

Organisation logistique des activités du projet WeCAPS (50%)

  • Participer à la définition, avec l’équipe WeCAPS et les bénéficiaires locaux, des aspects logistiques des missions, formations et séminaires à organiser sur le terrain
  • Sélectionner les plans de vols en application des règles internes d’Expertise France, travailler en collaboration avec l’agence offline lorsque c’est nécessaire
  • Anticiper les démarches nécessaires à tout déplacement international (demandes de visa, modalités en vigueur vs. contexte COVID, processus sûreté, etc.)
  • Identification, négociation et suivi des prestations locales sur le lieu de mission : traiteur, achat d’équipement, interprète, hôtel, transport, etc.
  • Elaborer des contrats simples liés aux activités terrain en concertation avec les chargés de projets et selon les règles internes d’Expertise France
  • Accompagner les missionnaires durant la préparation et la réalisation de leur mission
  • Préparer et suivre les demandes de notes de frais des missionnaires
  • Collecter les pièces justificatives pour archivage et audit (factures / cartes d’embarquement / listes de présence signées, etc.), vérifier leur conformité par rapport aux règles d’Expertise France

Appui à la gestion administrative et budgétaire (50%)

  • Demandes d’enregistrement des prestataires au service comptabilité
  • Appui à la rédaction et au suivi des bons de commande des experts et prestataires court terme
  • Suivi de la réalisation de certaines prestations (traduction, objets promotionnels, etc.)
  • Appuyer le volet visibilité et communication des actions, en lien avec l’experte communication du projet (identification des besoins, commandes des objets promotionnels, etc.)
  • Mise à jour du tableau de suivi des contrats et des bons de commande, remontée d’information à la responsable du projet
  • Réception et archivage des livrables des experts et prestataires, vérification de la conformité avec les bons de commande et contrats
  • Mise en signature des documents (dématérialisée)
  • Mise en paiement des prestations contractualisées et des honoraires des experts via logiciel interne
  • Coordination avec l’assistant administratif et financier pour le suivi comptable / trésorerie
  • Tenue à jour de la liste des dépenses
  • Archivage électronique des documents, assurer la bonne tenue des dossiers du projet et leur accessibilité
  • Appui aux audits de projet (recherche et fourniture de documents)

Caractéristiques du poste:

  • Simultanéité des missions terrain dans différents pays et pour plusieurs experts en parallèle
  • Organisation à distance d’activités terrain
  • Nombreux interlocuteurs
  • Importance et délais des processus internes (agence publique)

Description du projet ou contexte

Le trafic maritime en Afrique représente une tendance croissante ayant des implications tant économiques que sécuritaires. Il est estimé que 90% du trafic destiné au continent africain transite par voie maritime. Connaissant une croissance de 7% des échanges maritimes, le continent africain, qui représente 5% du trafic mondial et 2% du trafic container, est considéré avec intérêt par les acteurs du secteur pour son potentiel ainsi que ses vulnérabilités. Par ailleurs, les ports en Afrique de l’Ouest et centrale représentent des infrastructures critiques pour la distribution des biens vers les pays enclavés.

Stratégiques, ces infrastructures sont également vulnérables aux menaces malveillantes et aux risques non-volontaires. Les ports peuvent être exploités par les organisations criminelles pour le transit de biens illicites et dangereux, le trafic d’êtres humains. Les ports représentent également une cible potentielle pour des attaques terroristes aux conséquences considérables tant sur la sécurité humaine, sur les infrastructures portuaires que sur les économies locales et régionales en raison de la perturbation des activités portuaires. Enfin, le risque industriel est d’autant plus important que les ports sont fréquemment intégrés dans des zones urbaines densément peuplées.

Compte tenu de ces facteurs de risque, la Commission Européenne s’est engagée pour la sécurité des infrastructures portuaires par le financement d’un projet dédié d’assistance technique, WeCAPS, mis en œuvre par Expertise France. Le projet s’appuie sur les cadres internationaux et les bonnes pratiques en matière de régulation de la sécurité portuaire comme fondations stratégiques. Celles-ci incluent notamment la conformité avec le code ISPS, la mise en œuvre de bonnes pratiques industrielles et des normes en vigueur, le soutien à la formation d’acteurs engagés dans la sécurisation d’infrastructures portuaires, etc.

Le projet WeCAPS est mis en œuvre dans 7 pays du Golfe de Guinée : Sénégal, Côte d’Ivoire, Togo, Ghana, Nigéria, Cameroun, Congo-Brazzaville.

L’équipe actuelle WeCAPS est composée de 9 personnes permanentes, ainsi que des experts intervenant ponctuellement ou régulièrement, basés à différents endroits géographiques (Europe, Afrique de l’Ouest et centrale), de nationalités différentes. Les langues de travail sont l’anglais et le français.

Profil souhaité

Formation et expérience :
– Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac + 3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme
– 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires

Compétences et qualités recherchées
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
– Compréhension aisée et expérience d’utilisation des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des projets (voyages, logiciel de gestion de projets, etc.)

– Maîtrise courante du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral

– Compétences rédactionnelles
– Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés
– Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail

– Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative

– Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe
– Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités (face à plusieurs demandes simultanées)

Informations complémentaires

L’assistant(e) de projet travaillera sous la supervision de la responsable du projet WeCAPS au sein d’Expertise France, et bénéficiera de l’appui de l’unité sécurité maritime à laquelle le projet WeCAPS est rattaché.

  • Type de contrat : CDDU
  • Durée du contrat : contrat initial de 2 mois, jusqu’au 31/12/2022 (prolongation jusqu’au 31/03/2023 selon validation du bailleur)
  • Date de prise de fonctions :début novembre 2022
  • Télétravail complet avec déplacements ponctuels au siège d’Expertise France et en mission sur le terrain
  • Rémunération : 2 500€ bruts mensuels

Date limite de candidature : 16/10/2022 23:59

To apply for this job please visit expertise-france.gestmax.fr.


You can apply to this job and others using your online resume. Click the link below to submit your online resume and email your application to this employer.