Assistant(e) chargé(e) des ressources d’information

Food and Agriculture Organization (FAO)

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JOB DESCRIPTION
Cadre organisationnel

Le poste est attaché à la Représentation de la FAO à Bissau, Guinée Bissau.

Objectif principal

L’assistant(e) chargé(e) des ressources d’information effectue un large éventail de fonctions d’appui ordinaires, contribuant au bon fonctionnement de l’ensemble des technologies de l’information et de la communication (TIC), des ressources d’information et de la gestion des dossiers au sein du Bureau.

Supervision reçue/exercée

[wbcr_html_snippet id=”1252″ title=”In- Article Ads”]L’assistant(e) chargé(e) des ressources d’information rend compte au Représentant de la FAO-GW et reçoit des orientations d’ordre technique de la division et/ou du bureau technique compétent au siège et dans le bureau régional. Il ou elle agit en toute autonomie s’agissant des questions de routine, se conformant aux politiques et aux procédures établies. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur les priorités correspondantes du Bureau, notamment sur le respect des délais et la qualité de l’appui apporté aux clients, et comporte des possibilités d’apprentissage.

Relations de travail

[wbcr_html_snippet id=”1252″ title=”In- Article Ads”]L’assistant(e) chargé(e) des ressources d’information interagit régulièrement avec le personnel de tous les niveaux du Bureau ainsi qu’avec les bureaux compétents du siège pour un certain nombre de fonctions ayant pour but d’échanger des informations courantes liées à l’intégralité de l’appui aux ressources d’information.

Fonctions et résultats essentiels

 

Technologies de l’information et de la communication :
• Agir en tant que premier point d’appui pour les questions liées aux TIC ; recevoir, enregistrer et suivre les demandes conformément aux procédures établies ; répondre aux questions ponctuelles et recueillir des données ;
• Fournir un appui de premier et de deuxième niveau destiné à résoudre les problèmes dans le domaine des technologies de l’information, liés au matériel standard de la FAO ; faire remonter les problèmes ne pouvant pas être résolus vers le personnel d’appui informatique du Bureau informatique régional ainsi que vers l’équipe technique de la Division de l’informatique ; suivre l’état d’avancement des problèmes et en assurer la résolution ; 
• Assurer la liaison avec les prestataires d’appui technique externes, apportant un suivi aux problèmes rencontrés par les utilisateurs jusqu’à ce qu’ils soient réglés ;
• Fournir un support technique au fonctionnement et à l’utilisation de l’infrastructure du réseau des bureaux (réseaux LAN filaires ou sans fil, routeurs, pares-feu), à l’accès à Internet et aux services de réseaux (fichiers/services d’impression, sécurité, sauvegarde de courriels) en accord avec les politiques de l’Organisation établies par la Division de l’informatique ;
• Lancer les demandes d’achat de matériel et de logiciels, conformément aux directives et aux procédures de l’Organisation, assurant l’approbation du Bureau régional pour les dépenses et l’autorisation de la Division de l’informatique pour les articles non standards ;
• Contrôler l’application des règles minimales de sécurité en matière de télécommunications (MISTS) du Bureau et collaborer avec d’autres agences, selon les besoins.
• Tenir un inventaire des ordinateurs, périphériques, logiciels et équipement MISTS ; contrôler l’application des règles minimales de sécurité en matière de télécommunications (MISTS) ainsi que l’équipement MISTS, veiller à leur entretien approprié et à leur manipulation et stockage en toute sécurité, et effectuer le suivi des équipements loués.

 

Ressources d’information et gestion des dossiers :

• Agir en tant que point focal sur l’ensemble des questions relatives aux ressources d’information, à la gestion de la bibliothèque et des dossiers et travailler en liaison avec le Bureau de la communication de l’Organisation au siège selon les besoins ;
• Traiter la correspondance et la documentation entrante et sortante, électronique et papier : envoyer, recevoir, analyser, trier, acheminer, distribuer et classer la correspondance ; vérifier la qualité des processus et s’assurer que les exigences formelles soient respectées selon les procédures standards ;
• Evaluer et transférer les dossiers semi actifs vers les archives centrales conformément au calendrier de conservation et aux procédures convenus ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Impact du travail

Le travail du titulaire du poste a un impact sur l’efficacité et le respect des délais dans la prestation de services d’appui informatique et/ou de ressources d’information et de gestion de dossiers. Ses actions se reflètent sur la transparence et la responsabilité comptable de l’unité administrative et sur l’exécution efficiente et efficace du programme.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR

– Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
Formation : Éducation du niveau de fin d’études secondaires.
Expérience : Trois ans d’expérience significative dans l’appui aux utilisateurs des logiciels Microsoft Windows et Office dans un environnement de grand réseau et/ou dans la gestion d’archives et de ressources d’information.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique du français (niveau C)
Compétences informatiques : Expérience dans la réparation de matériel informatique et dans la configuration de logiciels. Expérience dans la fourniture d’appui informatique dans un environnement en réseau ; expérience avec MS Exchange et MS Outlook. Expérience en approvisionnement en matériel et autres fonctions administratives associées.

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Compétences essentielles
• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques
• Bonne connaissance des ressources, des technologies de l’information, de la gestion des dossiers, et des normes qui y sont associées.

 

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES
Connaissance pratique du Portugais (niveau C), et connaissance moyen de l’anglais (niveau B).

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